Нужен ли приказ на выдачу денег подотчет. Подотчет. Кто является подотчетным лицом

Содержание
  1. Деньги под отчет
  2. Что значит деньги под отчет
  3. На какие цели осуществляется выдача денег под отчет
  4. Какие документы нужны, чтобы выдать деньги под отчет сотруднику
  5. Приказ на выдачу денег под отчет сотруднику
  6. Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок
  7. Под отчет или подотчет — как правильно?
  8. Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?
  9. Из кассы
  10. Перевод на карту
  11. Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег
  12. Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу
  13. Порядок подотчета при УСН
  14. Штрафные санкции
  15. Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам
  16. Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются
  17. Какой закон регулирует кассовые операции
  18. Порядок выдачи денежных средств в подотчет
  19. Сколько денежных средств можно выдать под отчет
  20. Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника
  21. Как правильно отчитаться по подотчетной сумме
  22. Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку
  23. Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность
  24. 1 вариант
  25. Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
  26. Как выдаются подотчетные средства
  27. Порядок выдачи подотчетных сумм
  28. Что изменил закон о применении ККТ
  29. Электронные авансовые отчеты и электронные чеки
  30. Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?
  31. Изменения с 1 июля 2019 года
  32. Приказ на подотчетных лиц создавать каждый год
  33. Сроки и порядок представления авансовых отчетов
  34. Можно ли обойтись без распоряжения руководителя
  35. Кому могут быть выданы подотчетные средства
  36. Правила составления документа
  37. Максимальная сумма подотчет – какую можно выдавать сотруднику, сколько в 2020 году
  38. Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет
  39. Итоги
  40. Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм
  41. Кому можно выдавать подотчетные деньги
  42. Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Деньги под отчет

Нужен ли приказ на выдачу денег подотчет. Подотчет. Кто является подотчетным лицом

Деньги под отчет: цели, правильное оформление процедуры

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Для каких целей выдаются деньги под отчет
  • Как правильно оформить выдачу денег под отчет
  • О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет
  • Какие спорные моменты могут возникнуть при выдаче денег под отчет

Подотчетные средства – это те, что выдаются работнику для трат, которые непосредственно связаны с деятельностью компании: оплата командировки, канцтоваров, полиграфических материалов и так далее. Мы расскажем вам, как осуществляется сам процесс выдачи денег под отчет, какие есть в этом вопросе подводные камни и как проводится контроль трат.

Что значит деньги под отчет

Процедура выдачи средств строго регламентирована. Прежде всего сотрудник должен составить документ, где он просит выделить ему деньги под отчет. Заявление составляет также и руководитель (если средства требуются ему), поскольку все расходы предприятия должны проходить через бухгалтерию.

При одобрении расходов вы получите либо наличные в кассе компании, либо же перевод на карту банка. Период использования денег под отчет, на какой срок они выдаются – все это определяет руководство организации.

Люди, которые получили средства, должны в определенное время предоставить отчет по расходам.

Ведомость по затратам необходимо направить бухгалтерам. К ней обязательно нужно приложить полученные квитанции и чеки, которые подтвердят покупки, оплату проживания, транспорта и так далее.

Для вашего же удобства не включайте список работников, которые имеют право получить деньги под отчет, в приказ об учетной политике.

Иначе будет достаточно проблематично кого-то внести или убрать из этого списка, ведь корректировать учетную политику разрешено лишь в нескольких случаях (ч. 6 ст. 8 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Поэтому лучше оформите список подотчетников как отдельный документ.

Чтобы организовать правильный учет, контролировать достоверность данных и организовать должным образом расчет с работниками, которые взяли деньги под отчет, будет разумно утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Порядок выдачи денег под отчет, требования к сопутствующей документации – все это регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. В документе также говорится, что средства могут получать не только работники самой компании, но и филиалы организации, которые не состоят на самостоятельном учете.

Закон устанавливает следующие требования:

  • Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться исключительно на те нужды, которые обусловлены деятельностью организации. Например, для оплаты командировочных дней.
  • Человек, получивший средства, обязан предоставить документы о тратах денег под отчет. Срок, в который необходимо предъявить квитанции и чеки, обычно составляет 3 рабочих дня с момента, указанного в заявлении о выделении средств. Если человек был в командировке, то время отсчитывается со дня его возвращения. Все бумаги должны быть направлены в бухгалтерию.
  • Те люди, на которых было ранее оформлено получение денег под отчет, но которые еще не предоставили подтверждающие документы о тратах, не имеют права делать новый запрос на выплаты.

Подотчетное лицо отвечает за полученную сумму и ни при каких обстоятельствах не может передавать средства третьим лицам.

«Дивиденды учредителю ООО: порядок расчета и налоговые нюансы» Подробнее

Необходимы специальные документы для выдачи денег под отчет: приказ директора компании, а также согласие самого работника. Без последнего бухгалтеры не могут оформить перевод средств.

Заявление о выдаче денег под отчет пишется в свободной форме, поскольку нет установленной формы для его составления. Однако у работников бухгалтерии можно запросить образец такой бумаги.

На какие цели осуществляется выдача денег под отчет

Подотчетные выплаты расходуются на те цели, которые способствуют нормальной работе компании. Средства могут быть выданы как непосредственно работникам фирмы, так и подрядным организациям.

Согласно закону выданы деньги из кассы под отчет могут быть только на определенные расходы.

Среди них:

  • покрытие командировочных трат;
  • аренда жилья для сотрудника;
  • покупка товарно-материальных ценностей;
  • представительские расходы;
  • оплата предоставленных компании работ и услуг;
  • приобретение канцелярии и хозяйственных принадлежностей для офиса и так далее.

Если подотчетные деньги используются в основном денежном обороте компании, то есть проводятся расчеты между фирмами и ИП, то максимально допустимая сумма, которую директор может направить на эти нужды, не должна быть выше 100 тыс. руб. по каждому договору.

Какие документы нужны, чтобы выдать деньги под отчет сотруднику

Существует ряд законов, регулирующих процедуру выдачи денег под отчет. Оформить выдачу средств можно при наличии определенного перечня бумаг:

  • служебная записка, где указана необходимость получения средств, сведения о стороне, инициирующей выдачу, и о получателе (этот документ не нужен в случае, если сам директор является инициатором);
  • приказ, составленный и подписанный директором;
  • кассовый расходный ордер;

Когда выдача наличных денег под отчет осуществляется для покрытия производственных расходов, которые связаны с трудовыми поручениями, может потребоваться какой-то дополнительный документ.

Это может быть:

  • командировочное удостоверение;
  • книга регистрации работников, ездивших в командировки;
  • рабочее задание;
  • доверенность, подтверждающая согласие фирмы расходовать средства от ее лица;
  • книга учетов имеющихся доверенностей.

Приказ на выдачу денег под отчет сотруднику

Чтобы официально оформить выдачу денег под отчет, директор должен составить соответствующий приказ. Лишь на основании этого документа бухгалтер вправе перечислить указанную сумму на расходы. Образец формы можно найти в Интернете или же составить в свободной форме.

Источник: https://kbdp.ru/news/dengi-pod-otchet/

Правила выдачи денег в подотчет — пошаговая инструкция, как избежать ошибок

Нужен ли приказ на выдачу денег подотчет. Подотчет. Кто является подотчетным лицом

Здравствуйте, уважаемые читатели моего блога! Часто мне задают вопросы, как правильно оформлять учет денег выданных под отчет и как выявить задолженность.

Тема достаточно широкая, сегодня я постаралась сделать акцент на проводках, которые выданы в разные отделы предприятия.

Разберем основные правила выдачи денег под отчет, как избежать ошибок и не получить штрафы от контролирующих органов. Обо все подробно в нашей статье.

Деньги, выдаваемые под отчет — это те средства, которые даются сотруднику на нужды того предприятия, где он трудится. Например, работникам могут ежемесячно отчисляться денежные средства на покупку канцелярских принадлежностей, каких-то запасных частей и т. д.

Под отчет или подотчет — как правильно?

А написание «подотчет» — это термин, которым пользуются в бухгалтерской среде. Им обозначаются денежные средства, за которые сотрудник обязан отчитаться.Пример: «В подотчете у сотрудника Иванова есть 20 тысяч рублей».

Как оформляется выплата подотчет при выдаче из кассы, перечислении на карточку?

Для начала будет рассмотрен случай выдачи наличных денег под отчет сотруднику организации.

Из кассы

1. Бухгалтеру необходимо проверить, не имеется ли у работника, который хочет получить деньги под отчет, задолженностей. Если работник еще не рассчитался за выданную ранее сумму, новые деньги выдавать нельзя!

2. Сотрудник организации должен написать заявление о предоставлении денежных средств под отчет на имя руководителя организации. Какой-то особой формы заявления нет, можно его сделать в произвольной форме.

Главное, чтобы были указаны сумма денежных средств и на какой срок выдаются. Если руководитель согласен на выдачу денег работнику, он ставит число и свою подпись. Без заявления выдача денег запрещена!

3. Далее бухгалтер должен оформить расходно-кассовый ордер согласно форме КО-2. Такой ордер может оформить главный бухгалтер, бухгалтер, в обязанности которого это входит, кассир, физическое лицо, которое оказывает компании на основании договора бухгалтерские услуги или самим руководителем. Подписать расходный ордер может главный бухгалтер, бухгалтер или руководитель.

4. После кассиром проверяется правильность заполнения формы КО-2, если все правильно, кассир выдает наличные деньги сотруднику. На расходно-кассовом ордере должен расписаться и кассир, и сотрудник. Если на предприятии нет кассира, то подпись в ордере и выдачу денег производит руководитель.

Перевод на карту

1. Сотруднику необходимо написать заявление на имя руководителя, в котором нужно указать, на что будут израсходованы деньги, сумма денег, банковские реквизиты карты, срок предоставления суммы. Если директор согласен, он ставит на заявлении дату и свою подпись.2.

Когда бухгалтер проверит, что у сотрудника нет предыдущих задолженностей и руководитель предприятия одобрил его заявление, он может составлять платежное поручение.

Обязательно нужно подробно указывать назначение денег, которые переводятся, чтобы при налоговом запросе не возникало каких-то проблем.

Сроки сдачи отчета или неизрасходованных денег

Сотруднику необходимо предоставить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, который был указан в заявлении на выдачу денег под отчет;
  • окончания командировки;
  • выхода на работу (если сотрудник был в отпуске или на больничном).

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем предприятия. Если все оформлено верно, проверяющий ставит на авансовом отчете дату и свою подпись.

Если оказалось так, что у сотрудника остались подотчетные деньги, их необходимо сдать в кассу в тот же срок, что и авансовый отчет, что уже было описано выше. Для того, что бы принять деньги в кассу, составляется приходно-кассовый ордер, который подписывается главным бухгалтером.

Процедура передачи подотчетной суммы другому лицу

Действующие на данный момент нормативные акты не содержат в себе запрета на передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому. Раньше это запрещалось законодательно, но после 2012 года стало фактически возможным.

Только вот при передаче денег от одного лица другому не оформляется никаких документов, поэтому на подотчетном лице, которое взяло деньги изначально, будет задолженность, что понесет за собой определенные взыскания.

Порядок подотчета при УСН

Очень часто те, кто пользуется упрощенной системой налогообложения, считают, что не нужно оформлять авансовые отчеты. Является ли это правомерным?

Так как те, кто пользуются упрощенной системой налогообложения освобождаются от ведения бухгалтерского учета, они не считают нужным оформлять первичные документы. Ведь налог у них считается с доходов, а доходы эти рассчитываются кассовым методом, а поступление денежных средств не сложно проверить.

Но на основании ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, которые проводит организация, должны иметь документальное подтверждение. Те, кто пользуются УСН, должны так же заполнять все кассовые документы. Поэтому порядок подотчета при УСН такой же, как и при других системах налогообложения.

Штрафные санкции

В тех ситуациях, когда подотчетное лицо не возвращает оставшиеся денежные средства в течение месяца, то сумма подлежит обложению налоговым агентом НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода.

Если организация нарушила закон при выдаче подотчетных сумм, на нее так же могут быть наложены штрафные санкции. На должностных лиц от четырех до пяти тысяч рублей, на само предприятие — от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Выдача денег в пдотчет из кассы: как отразить документально в кассе РКО? Об этом подробно расскажет видео:

Источник: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/vydacha-deneg-podotchet.html

Деньги под отчет теперь можно выдавать не только сотрудникам

Я хочу коснуться указания ЦБ, оно очень простое. Речь в этом указании идет про то, кому можно и кому нельзя давать деньги под отчет.

Вопрос: если какой-то человек не работает в нашей компании по трудовому договору, а работает по договору гражданско-правового характера или это просто человек, что называется, с улицы, то можем ли мы ему деньги выдавать под отчет?Раньше было нельзя, а теперь это делать можно.

Я не знаю, честно, почему так произошло, но в любом случае указание Центробанка такое вышло и, соответственно, вы в компаниях можете выдавать деньги под отчет не только сотрудникам ваших организаций, но и физическим лицам, не состоящим в штате в организации.

Хорошее изменение, дорогие читатели. 21-22 ноября я проведу двухдневный семинар-практикум по законному снижению налогов (включая НДС) и страховых взносов без использования криминальных связей с обналичкой. На данном мероприятии соберется уже по меркам более 120 предпринимателей.

В качестве бонуса, я расскажу вам, как легально выводить наличность в любых количествах с расчетного счета, как обезопасить руководство, владельца и бухгалтерию компании максимально от любой отвественности. Смотреть описание семинара и записаться.

Источник: https://turov.pro/dengi-pod-otchet-teper-mozhno-vyidavat-ne-tolko-sotrudnikam/

Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются

В процессе хозяйственной деятельности руководство организации постоянно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств своему сотруднику, например, на командировку, на представительские расходы, на покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, на приобретение ГСМ и тд.

Какой закон регулирует кассовые операции

Порядок ведения кассовых операций изменялся неоднократно. На момент написания материала действует Указание Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У.

Указание утвердило новый порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами (за исключением банков), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП) и субъектами малого предпринимательства.

Получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются Указанием № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

Документ зарегистрирован в Минюсте России 23. 05.2014 (№ 32404) и опубликован в «Вестнике Банка России» № 46 (1524) от 28. 05. 2014. Указание № 3210-У вступило в силу с 01. 06.

2014, за исключением требований к программно-техническим средствам для приема банкнот Банка России, которые будут действовать с 1 января 2015 года.

Со дня вступления в силу Указания № 3210-У утратило силу Положение Банка России от 12. 10.

Порядок выдачи денежных средств в подотчет

  • Наличные деньги выдаются на расходы, связанные с осуществлением деятельности;
  • Сотрудник в свободной форме пишет заявление;
  • На заявлении руководитель указывает выдаваемую сумму, срок выдачи денег, ставит дату и подпись;
  • Бухгалтер выписывает расходно-кассовый ордер, выдает деньги;
  • Не позднее 3 рабочих дней по истечении срока выдачи денег или возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет.

Это ваше право. С другой стороны, лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Новые суммы не выдаются, пока работник не отчитался по предыдущим.

Сколько денежных средств можно выдать под отчет

Но нужно понимать, что согласно Указания Банка России от 07. 10.

2013 N 3073-У расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Поэтому, если выдаются денежные средства для расчета по контракту, то логично не превысить лимит 100 тыс.

Можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника

Перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт, комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Как правильно отчитаться по подотчетной сумме

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Как быть, если сотрудник не отчитался по командировке, а нужно выдать деньги на новую командировку

Обычно оформляют приходный кассовый ордер на возврат неизрасходованных денег с прошлого подотчета и расходный кассовый ордер на новую – большую сумму подотчета. Делается это одним днем и сверхлимитных остатков по кассе не образуется. Кассовая дисциплина не нарушена.

Какая ответственность за выдачу подотчетной суммы сотруднику, который имеет задолженность

Налоговые инспекторы используют два варианта.

1 вариант

Источник: http://blognalog.com/uchet/pravila-vyidachi-deneg-v-podotchet-poshagovaya-instruktsiya-kak-izbezhat-oshibok.html

Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами

Нужен ли приказ на выдачу денег подотчет. Подотчет. Кто является подотчетным лицом

Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.

2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях.

Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.

Как выдаются подотчетные средства

Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.

Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.

Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя.

В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты.

И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Порядок выдачи подотчетных сумм

В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация:  

  • сумма и срок, на который она выдается

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  • даты подписания заявления

Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики.

И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

  • виза руководителя о согласовании выдачи

Если начиная с 2017 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа.

Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму.

То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.  

Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм. 

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе.

Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

В п. 2 Письма ФНС от 10.

08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек.

И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.  

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2019 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Что делать, если нарушен срок представления авансового отчета?

В данном случае работают нормы ст. 137 ТК РФ.

Работодатель, выдавший подотчетные суммы, вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании сумм, по которым не поступил авансовый отчет, из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Самая «безопасная» схема действий при этом — взять с сотрудника заявление («Прошу данную сумму удержать из моей заработной платы…»).

Если сотрудник оспаривает размеры и основания удержаний, то ситуация осложняется. Например, он может заявить, что потерял чеки, или что с его точки зрения расход был экономически целесообразен, с чем не согласен работодатель.

Если спустя месяц ситуация не разрешилась, то тогда спор рассматривает судебный орган либо по истечению срока работодатель признает эти деньги доходом сотрудников.

Изменения с 1 июля 2019 года

С 1 июля вступили в силу отдельные нормы Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ. В кассовых чеках и БСО, сформированных при осуществлении расчетов между организациями и (или) ИП с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, появились дополнительные реквизиты:

  • наименование покупателя (клиента);
  • ИНН покупателя (клиента);
  • сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
  • сумма акциза (если применимо);
  • регистрационный номер таможенной декларации — при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).

Таким образом, с 1 июля 2019 года, когда подотчетник приобретает ценности по доверенности от имени компании, не как физлицо, продавец должен пробить на чеке наименование и ИНН покупателя. И это окажет существенное влияние на практику налогообложения.

Источник: https://kontur.ru/articles/5627

Приказ на подотчетных лиц создавать каждый год

Нужен ли приказ на выдачу денег подотчет. Подотчет. Кто является подотчетным лицом

Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов.

В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет.

Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок.

А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Сроки и порядок представления авансовых отчетов

Авансовый отчет является документом, на основании которого происходит контроль за движением денежных средств и установление факта хозяйственной операции, потому что с ним в бухгалтерию сдаются первичные документы, подтверждающие этот факт.

В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом.

Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги:

  • в розничной торговле — товарный чек;
  • в оптовой — накладная и счет-фактура;
  • при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ.

В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие:

  • Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику.
  • Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику.
  • После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю.
  • Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ).

Как правильно отразить возврат в бухучете, прочтите в статье «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

  • Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию.
  • Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении.

Предлагаем ознакомиться Акт о неявке работника для ознакомления с приказом об увольнении

Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами.

https://www..com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Образец такого Положения вы найдете по ссылке.

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа.

Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы.

Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Кому могут быть выданы подотчетные средства

Подотчетным лицом в компании в принципе может быть любой работник. Ограничений в данном вопросе нет. Допустима в том числе и выдача денежных средств подотчет директору.

А вот собственник компании, если он не является также и ее сотрудником, совершать наличные покупки от лица организации не может.

Следовательно, и выдача денежных средств в подотчет учредителю идет вразрез с нормами законодательства.

С сотрудниками ИП-работодателя ситуация та же: они могут являться подотчетным лицами, получающими от своего нанимателя средства на совершение наличных покупок.

Однако сам ИП в статусе подотчетного лица не выступает. В случае необходимости он просто оплачивает наличные расходы непосредственно от своего имени.

Составлять по итогам такой покупки авансовый отчет самому себе в последствии не требуется.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

Источник: https://so-retail.ru/drugoe/prikaz-na-vydachu-podotchetnyh-summ-2.html

Максимальная сумма подотчет – какую можно выдавать сотруднику, сколько в 2020 году

Нужен ли приказ на выдачу денег подотчет. Подотчет. Кто является подотчетным лицом

Во многих организациях сотрудникам передаются или перечисляются денежные средства под отчет, например, для покупки каких-то материалов, либо для поездки в служебную командировку и др.

После использования подотчетных денежных средств лицо обязано предоставить авансовый отчет, в котором указываются произведенные расходы, с учетом целей на которые предоставлены подотчетные денежные средства.

Ниже рассмотрим отдельные вопросы, касающиеся авансового отчета и возврата подотчетных сумм. Наш адвокат по трудовым спорам поможет работнику или работодателю в процессе взыскания подотчетных сумм: профессионально, на выгодных условиях и в срок.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег подотчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетным лицам, изменения 2020 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Важно

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2020 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета.

Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена.

В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора.

Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого.

Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно).

Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

  • административно-хозяйственные,
  • представительские,
  • командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Это тоже важно знать:
Какие документы нужны для оформления производственной травмы

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита.

В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе.

Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор.

Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ.

Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (

Обязательные условия для выдачи подотчетных сумм

Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:

Источник: https://xn--80aajrcjbjmedh4bq.xn--p1ai/trud/suda-2017-vozvrate-summy-podotchet.html

Вопросы юристу
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: